KAN ARBEIDSGIVER GJØRE BRUK AV PÅLOGGINGSDATA PÅ PC-ER FOR Å AVDEKKE ULOVLIG FRAVÆR?
I en nylig avsagt dom ble arbeidsgiver etter en konkret vurdering dømt til å betale oppreisning for uberettiget bruk av arbeidstakers påloggingsdata på PC. Dommen statuerer likevel langt på vei en hovedregelen om at slik bruk av data er lovlig.
I en sak for Borgarting lagmannsrett av 26. mai 2008 krevde arbeidstaker erstatning fra arbeidsgiver. Bakgrunnen var påstått trakassering. Arbeidstaker nådde ikke frem i kravet. Derimot ble arbeidsgiver dømt for overtredelse av personopplysningsloven.
Som en del av arbeidskonflikten anførte arbeidsgiver at arbeidstaker hadde et uberettiget fravær på 4 uker gjennom ett år. For å underbygge dette engasjerte arbeidsgiver dataetterforskningsselskapet IBAS. IBAS skulle undersøke til hvilke tider arbeidstakers PC hadde vært av- og pålogget i løpet av 2005. Det var på det rene at arbeidstaker stort sett utførte sine arbeidsoppgaver ved aktiv bruk av PC.
IBAS’ analyse var begrenset til å undersøke tidsregistrering i Windows-filer. Det ble altså ikke gjort innsyn i e-post eller andre elektroniske dokumenter. I undersøkelsen mente IBAS å ha avdekket at arbeidstakerens PC var ubrukt hele 76 dager i 2005.
Først vurderte retten om arbeidsgiver hadde saklig grunn for undersøkelsen. Dette er krav som følger både av personopplysningsloven § 11 og arbeidsmiljøloven § 9-1. Retten fant at arbeidsgiver hadde saklig grunn til bruke dataene til å avklare arbeidstakeres tilstedeværelse på arbeid, så fremt dataene ble sammenholdt med andre opplysninger.
Deretter vurderte retten om tiltaket var forholdsmessig. Dette kravet følger av arbeidsmiljøloven § 9.1. Retten fant, under tvil, at undersøkelsen ikke utgjorde en uforholdsmessig belastning for arbeidstaker. Avgjørende for rettens vurdering var ”arbeidsgivers kontrollbehov i den aktuelle situasjonen”. Det var på det rene at arbeidsgiver hadde en berettiget mistanke om ulovlig fravær.
Til sist gjorde retten en vurdering av personopplysningsloven § 8f. Bestemmelsen legger opp til en avveining mellom arbeidsgivers interesser (her: av å dokumentere sin sak) og arbeidstakers personverninteresser. Retten mente at interesseavveiningen ”i utgangspunktet” gikk i arbeidsgivers favør. Med dette utgangspunkt gjorde retten deretter en konkret vurdering:
IBAS-undersøkelsen hadde svakheter. Windows-filene som ble evaluert avklarte ikke i tilstrekkelig grad når arbeidstakers PC var av- og pålogget. Dette skyldtes blant annet at påloggingsdata etter hvert ble overskrevet av nye data, og at arbeidstaker ofte jobbet sentralt på server som gjorde at påloggingsinformasjon ikke ble lagret på arbeidstakers PC.
Retten mente at arbeidsgiver ikke tok høyde for disse begrensninger ved IBAS’ metode, og at arbeidsgiver med bakgrunn i IBAS-rapporten hadde fremmet overdrevne påstander om uberettiget fravær. Dette ble ansett som unødvendig belastende for arbeidstakeren. Belastingen ble forsterket av en spørreundersøkelse om arbeidstakeren som ble sendt til hennes medarbeidere. Etter en helhetsvurdering falt rettens interesseavveining i henhold til personopplysningsloven § 8f ned i favør av arbeidstakeren.
Arbeidsgivers innsamling og bruk av påloggingsdata om arbeidstakeren ble derfor ansett ulovlig. Arbeidstaker ble innrømmet en oppreisning på kr 5000.
Vurdering:
Personopplysningsloven krever at all behandling (innsamling, lagring, innsyn, utlevering osv) av personopplysninger er basert på et rettslig grunnlag. De alternative rettslige grunnlagene finnes i § 8. (Ved behandling av sensitive personopplysninger, slik som helseinformasjon, må man også ha et rettslig grunnlag i § 9.)
Ofte benyttes samtykke, jf § 8(1), eller avtalehjemmel, jf § 8a, som rettslig grunnlag. Dersom slike grunnlag ikke foreligger, benyttes som regel § 8f. Denne gir grunnlag for behandling av personopplysninger, så fremt avveiningen mellom den som har interesse i behandlingen (eksempelvis en arbeidsgiver) og individets personverninteresser går i førstnevntes favør.
Normalt er det lagt til grunn at arbeidsgiver kan gjøre bruk av virksomhetsrelatert data om en arbeidstaker i medhold av § 8f. Arbeidsgivers styringsrett går altså som hovedregel foran arbeidstakers personvern når interesseavveiningen knytter seg til informasjon som ikke er av privat karakter.
Retten vurderte at undersøkelsen ”i utgangspunktet ikke innebar noen uforholdsmessig belasting for arbeidstaker” og fant på denne bakgrunn at kravet til forholdsmessighet i arbeidsmiljølovens § 9-1 var oppfylt. I lovforarbeidene til denne bestemmelsen er det uttalt at vurderingen av forholdsmessighet i arbeidsmiljøloven og interesseavveiningen etter personopplysningsloven § 8f langt på vei vil være sammenfallende. Denne dommen er et unntak fra en slik hovedregel, ettersom rettens vurdering i henhold til arbeidsmiljøloven § 9-1 avvek fra vurderingen i henhold til personopplysningsloven § 8f.
En ulik vurdering etter de nesten sammenfallende vurderingstemaene fremstår som noe inkonsistent, særlig med tanke på at de momenter som ble ”tungen på vektskålen” etter personopplysningsloven var arbeidsrelaterte forhold som også burde inngå i vurderingen etter arbeidsmiljøloven.
Det er likevel viktig å merke seg at retten ”i utgangspunktet” vurderte at interesseavveiningen etter personopplysningsloven § 8f går i favør av arbeidsgiver, og at det var konkrete forhold i saken som tilsa avvik fra dette utgangspunktet.
Selv om avgjørelsen er konkret begrunnet, er det mulig å trekke følgende generelle konklusjoner ut av den:
· Arbeidsgiver har saklig grunn til å bruke påloggingsdata til å avklare arbeidstakeres tilstedeværelse på arbeid, så fremt dataene blir sammenholdt med andre opplysninger.
· Arbeidsgivers undersøkelse av arbeidstakers påloggingsdata for å bekrefte/avkrefte en berettiget mistanke om en arbeidstakers ulovlige fravær er i utgangspunktet lovlig.
· Lovligheten forutsetter en ”ryddig” prosess og en nyansert bruk av dataene. Arbeidsgiver bør tar høyde for at dataene kan gi et misvisende eller ufullstendig bilde av de faktiske forhold. Bruken av data bør derfor redegjøre for eventuelle feilkilder. Alternativt bør bruken suppleres med annen informasjon, slik at ikke påloggingsdata alene utgjør bevisgrunnlaget.
· Som et alternativ til å basere seg på §8f kunne arbeidsgiver innhentet arbeidstakerens samtykke som grunnlag for bruken av påloggingsdata, under den forutsetning at et slikt samtykke oppfyller kravet til frivillighet.
Les dommen her.