ARBEIDSGIVER HAR RETT TIL INNSYN I TIDLIGERE ANSATTES E-POST
I kjennelse av 13. nov. 2009 besluttet Asker og Bærum tingrett at Mesta ikke hadde plikt til å slette e-postkassene til tre tidligere ansatte og at innsyn i disse e-postkassene var lovlig.
Sakens bakgrunn var flere tvister som verserer mellom Mesta Entreprenør AS/Mesta Drift AS (”Mesta”) og Hæhre Entreprenør AS (”Hæhre”). Tvistene knytter seg til ulike entreprenørprosjekter, samt til spørsmålet om Hæhre illojalt har rekruttert ansatte fra Mesta. I den forbindelse varslet Mesta tre tidligere ansatte om at det ville gjennomføres innsyn i deres e-postkasser for å avdekke eventuell illojalitet. De tre bestred Mestas rett til innsyn og tok ut begjæring om midlertidig forføyning med krav om at innsynet forbys. Retten tok ikke begjæringen til følge.
Hadde Mesta rettslig grunnlag for innsyn i e-postene?
Først tok tingretten stilling til om Mesta hadde rettslig grunnlag for innsyn i e-postene. Rettslig grunnlag er påkrevet etter personopplysningsloven §§ 8 og 11 for å kunne behandle personopplysninger. E-post anses som en ”personopplysning”, og innsyn anses som ”behandling”.
Retten tok utgangspunkt i personopplysningsloven § 8 f), som åpner for at personopplysninger kan behandles uten samtykke der dette er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som ikke overstiges av hensynet til den enkeltes personvern. Tingretten viste til at det gjennom rettspraksis og juridisk teori er etablert et skille mellom privat og virksomhetsrelatert e-post, hvor sistnevnte nyter et svakere vern i forhold til arbeidsgiverens berettigede interesse i innsyn.
For to av de tidligere ansatte fant retten rettslig grunnlag med hjemmel i fratredelsesavtaler som disse hadde inngått med Mesta. Retten ga ikke klart uttrykk for om avtalene utgjorde momenter i vurderingen etter personopplysningsloven § 8f) (berettiget interesse), eller om de utgjorde et selvstendig rettslig grunnlag etter § 8 første ledd (samtykke) eller § 8a) (avtale).
Fratredelsesavtalene ga Mesta disposisjonsrett til de to tidligere ansattes e-poster. Retten konkluderte med at avtalene ikke var ugyldige og heller ikke i strid med personopplysningslovens krav til et gyldig samtykke. Retten la vekt på at de ansatte var gitt anledning til å slette privat e-post ved sin fratredelse. Det ble også vektlagt at Mesta hadde varslet om innsynet og gitt de to saksøkerne anledning til å være til stede ved Mestas gjennomgang.
For den tredje tidligere ansatte var det ikke inngått fratredelsesavtale. Isteden konkluderte retten med at innsyn kunne begrunnes i personopplysningsforskriften § 9-2 b). Bestemmelsen gir innsynsrett ”ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed”.
Retten mente også at innsyn kunne ha skjedd i medhold av personvernforskriften § 9-2 a), som gir innsynsrett ”når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten”. Det ble ansett som berettiget å fremme en erstatningssak og å avdekke bevis i den forbindelse.
Pliktet Mesta å slette e-postene?
Retten tok videre stilling til om Mesta var pålagt å slette de tidligere ansattes e-postkasser. Arbeidsforholdet opphørte april 2008, altså halvannet år før innsynet skulle finne sted. Personopplysningsforskriften § 9-4 forskriver: ”Når arbeidsforholdet opphører, skal arbeidstakers e-postkasse mv. avsluttes og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten slettes innen rimelig tid”. Uten at retten var klar på dette punkt, må det antas at innsyn i uslettede e-postkasser er ulovlig dersom de etter forskriften skulle vært slettet.
Saksøkerne anførte at Mesta etter forskriftens § 9-4 måtte slette e-postkassene innen seks måneder etter arbeidsforholdets opphør. Til støtte for sitt syn hadde saksøkerne innhentet en uttalelse fra Datatilsynet som foreskrev at lagring av e-postkasser i en periode på over 18 måneder etter arbeidsforholdets opphør ”i alle tilfeller” er i strid med personopplysningsforskriften § 9-4.
Retten konkluderte med at § 9-4 må tolkes utvidende, slik at lagring av e-postkasser ikke utelukkende er begrenset til opplysninger av betydning for ”den daglige driften”. Den utvidende tolkning ble begrunnet i at personopplysningsloven § 28 – den generelle slettebestemmelsen – ikke inneholder en tilsvarende begrensing, og at en annen forståelse ville være uheldig og ulogisk. Retten fant at Mesta ikke (ennå) hadde plikt til å slette de tre tidligere ansattes e-postkasser.
Retten konkluderte altså med at Mesta ikke er pålagt å slette de tre tidligere ansattes e-postkasser og at Mesta har lov til å gjøre innsyn i virksomhetsrelatert e-post i disse e-postkassene.
Det gjøres oppmerksom på at kjennelsen er ikke rettskraftig og ble anket 3. desember 2009. Hele kjennelsen fra tingretten kan leses her.